Teilnahmebedingungen

Vereinbarung zwischen der teilnehmenden Kirchengemeinde und dem Auftragnehmer

Präambel

Diese Teilnahmebedingungen regeln die Zusammenarbeit zwischen der teilnehmenden Kirchengemeinde (im Folgenden: Auftraggeber) und dem Kompetenzzentrum Fundraising bzw. einem beauftragten Verwaltungszweckverband (im Folgenden: Auftragnehmer) - vertreten durch die Fundraisingreferentin bzw. den Fundraisingreferenten.

Ziel ist die effiziente, rechtssichere und kostentransparente Durchführung von Spendenbriefaktionen im Rahmen kirchlicher Öffentlichkeitsarbeit und Fundraisingmaßnahmen.

Bevollmächtigung

Der Auftraggeber bevollmächtigt den Auftragnehmer, im Rahmen des Spendenbriefportals notwendige Verträge mit Dritten (z. B. Druckdienstleister, Versanddienstleister) im Namen der Kirchengemeinde abzuschließen.
Ein Ansprechpartner wird vom Auftraggeber benannt. Die Bevollmächtigung kann jederzeit schriftlich ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.

Rechte und Pflichten des Auftragnehmers

• Der Auftragnehmer koordiniert die Projektdurchführung im Sinne des Auftraggebers.
• Verträge mit Dritten werden unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten geschlossen.
• Die Fundraisingreferentin oder der Fundraisingreferent ist berechtigt, im Rahmen der festgelegten Pauschalen Angebote zu beauftragen.
• Eine Preisüberschreitung von mehr als 12 % bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Kirchengemeinde.
• Bei Möglichkeit erfolgt eine Mengenbündelung zur Optimierung der Konditionen.

4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

• Der Auftraggeber erhält auf Wunsch Auskunft über den Projektstand.
• Die Kirchengemeinde verpflichtet sich, alle erforderlichen Informationen, Daten und Unterlagen zeitnah bereitzustellen.

Kostenbeteiligung und Pauschalen

Für die Nutzung des Spendenbriefportals und die Koordination der Dienstleister wird eine Servicepauschale je nach Umfang der Aussendung berechnet:

Hinweis: Zusätzlich anfallende Kosten für Druck und Porto werden gesondert berechnet.

Abrechnung und Transparenz

Die Gesamtkosten setzen sich aus der Servicepauschale sowie den tatsächlichen Sachkosten (Druck, Porto, ggf. Versandpauschale bei Eigenverteilung) zusammen.

Die Abwicklung der Kostenbeteiligung erfolgt zentral durch die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern (ELKB). Es wird dabei eine Umlage für hoheitlich erbrachter Verwaltungsleistungen in Rechnung gestellt. Innerhalb des Dokuments wird die umsatzsteuerfreie Kostenbeteiligung (gemäß § 2b UStG) eindeutig ausgewiesen, 

Dadurch können die seit 2024 umsatzsteuerfreien Teilleistungen für den Standardbrief (betrifft Kirchgeld) im Briefbereich durch die Deutsche Post AG  an die Gemeinden weitergegeben werden.

Die Dialogpost (Spendenbrief) ist per se umsatzsteuerpflichtig. Damit Dialogpost mit allen verfügbaren Rabatten verschickt werden kann, ist ein einheitlicher Absender über dem Adressfeld verpflichtend ("Ihre Evang.-Luth. Kirchengemeinde | Postfach 20 07 51 | 80007 München")

Im Spendenbriefportal können die Kirchengemeinden unter dem Menüpunkt „Kostenübersicht“ bereits im Vorfeld eine Prognose der voraussichtlichen Gesamtkosten abrufen.

Schadenersatzpflicht des Auftraggebers

• Eine kostenoptimierte Durchführung des Auftrags ist in der Regel nur möglich, wenn der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nachkommt.
• Kommt die Kirchengemeinde ihren Mitwirkungspflichten nicht nach und entstehen hierdurch nachweisbar Mehrkosten, so trägt sie diese, sofern sie angemessen und dokumentiert sind.

Beendigung der Zusammenarbeit

Die Vereinbarung endet mit Abschluss des Projekts automatisch.
Eine ordentliche Kündigung ist jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen möglich.
Eine außerordentliche Kündigung ist bei schwerwiegender Pflichtverletzung oder aus wichtigem Grund zulässig.

Kontakt

Evang. Luth. Landeskirchenstelle
Bischof-Meiser-Straße 16
91522 Ansbach

Tel.: 09 81/9 69 91-142
mailto: reinhard.jungwirth@elkb.de