FAQ's Spendenbriefportal
Kann ich auch ohne com.fundraising teilnehmen?
Ja, aber wir empfehlen es nicht. Die Daten werden mit dem Verwendungszweck-Code aus com.fundraising erstellt. Dadurch erhalten Sie am Ende eine schnelle Übersicht über Ihre Spenderinnen und Spender und können Zuwendungsbestätigungen und Dankbriefe elegant und effizient erstellen. Das ist das Mindeste, was unsere Spenderinnen und Spender erwarten dürfen.
Wann finden Schulungen statt?
Schulungen zu com.fundraising oder auch zum Spendenbriefportal finden Sie hier: Fundraising-Fortbildungsreihe – Fundraising-Bayern
Wo finde ich gute Bilder?
Am authentischsten sind eigene Aufnahmen – bitte achten Sie dabei auf das Einverständnis abgebildeter Personen. Darüber hinaus bietet Fundus-Medien, die Bilddatenbank verschiedener Landeskirchen, eine große Auswahl. Außerdem eignen sich Plattformen wie pixelio, pixabay und unsplash.
Ich habe nur ein Querformat-Bild. Die Vorlage verlangt aber Hochformat.
Im Spendenbriefportal können Sie den passenden Ausschnitt auch aus einem Querformat-Bild wählen. Nur in Ausnahmefällen (z. B. bei Gruppenfotos) ist ein Querformat erforderlich. Dafür stellen wir eine spezielle Vorlage bereit.
Kann ich auch einen anderen Versandtermin wählen?
Nein. Nur wenn wir alle Briefe gemeinsam für einen Termin bündeln, erhalten wir die vollen Rabatte bei Druckerei und Post. Sie können Ihre Briefe aber auch selbst verteilen und sind damit unabhängig. In diesem Fall erhalten Sie die fertigen Briefe rechtzeitig zum Postauslieferungstermin.
Wir haben letztes Jahr teilgenommen. Sind unsere Daten noch gespeichert?
Die Grunddaten Ihrer Gemeinde (Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung) liegen vor. Wir aktualisieren diese regelmäßig – in der Regel einmal jährlich – und spielen sie ins Spendenbriefportal ein. Bevor Sie eine neue Briefaktion starten, müssen Sie die Daten bestätigen.
Kann ich das Weihnachtsmailing auch selbst austragen?
Ja. Geben Sie diesen Wunsch bei der Erstellung Ihrer Briefaktion an. Achten Sie bitte darauf, dass die Briefe rechtzeitig ausgetragen werden.
Welche technischen Voraussetzungen gibt es?
Das Spendenbriefportal ist für den Microsoft-Browser Edge optimiert, funktioniert aber in der Regel auch mit Chrome. Firefox wurde nicht getestet – probieren Sie es einfach aus. Eine sehr langsame Internetverbindung kann die Arbeit erschweren, aber grundsätzlich reicht jeder Computer, der nicht älter als fünf Jahre ist.
Können auch andere Personen auf die erstellte Datei zugreifen?
Ja, aber bitte nicht gleichzeitig. Sie können die 8-stellige PIN und die Kirchengemeindenummer an eine andere Person weitergeben, die die Briefaktion bearbeiten soll.
Kann ich ein eigenes Layout hochladen?
Nein. Wir sind aber offen für gute Designvorschläge, die wir in künftige Vorlagen einfließen lassen können.
Was bedeuten die jeweiligen Statusanzeigen (z.B. 'Entwurf', 'In Arbeit' usw.)?
Statusanzeigen:
"Offen"
Bedeutung: Die Anmeldefrist läuft noch und Sie können eine Briefaktion planen.
- ✅ Briefaktion erstellen möglich
- ✅ Briefaktion bearbeiten möglich
- ✅ Briefaktion löschen möglich
- ❌ PDF-Vorschau nicht möglich
- ❌ PDF-Freigabe nicht möglich
"Entwurf"
Bedeutung: Briefaktion wurde gespeichert, aber Teilnahmebedingungen noch nicht bestätigt.
- ✅ Briefaktion bearbeiten möglich
- ✅ Briefaktion löschen möglich
- ✅ PDF-Vorschau erstellen möglich
- ✅ Briefgestaltung testen möglich
- ❌ PDF-Freigabe nicht möglich
"Verbindlich (Bestätigt)"
Bedeutung: Teilnahmebedingungen wurden bestätigt, die Briefaktion ist verbindlich.
- ❌ Briefaktion bearbeiten nicht möglich
- ❌ Briefaktion löschen nicht möglich
- ✅ PDF-Vorschau erstellen möglich
- ✅ Briefgestaltung bearbeiten möglich
- ✅ PDF-Freigabe möglich
"Bereit"
Bedeutung: Anmeldefrist abgelaufen, alle Daten erfasst, bereit für PDF-Generierung.
- ❌ Briefaktion bearbeiten nicht möglich
- ❌ Briefaktion löschen nicht möglich
- ✅ PDF-Vorschau erstellen möglich
- ✅ Briefgestaltung bearbeiten möglich
- ✅ PDF-Freigabe möglich
"In Arbeit"
Bedeutung: Briefdaten wurden erfasst, PDF-Generierung läuft.
- ❌ Briefaktion bearbeiten nicht möglich
- ❌ Briefaktion löschen nicht möglich
- ✅ PDF-Vorschau erstellen möglich
- ✅ Briefgestaltung bearbeiten möglich
- ✅ PDF-Freigabe möglich
"Freigegeben"
Bedeutung: PDF wurde freigegeben und ist für den Druck bereit.
- ❌ Briefaktion bearbeiten nicht möglich
- ❌ Briefaktion löschen nicht möglich
- ❌ PDF-Vorschau erstellen nicht möglich
- ❌ Briefgestaltung bearbeiten nicht möglich
- ❌ PDF-Freigabe nicht möglich
"Abgelaufen"
Bedeutung: Anmeldefrist ist abgelaufen, keine weitere Bearbeitung möglich.
- ❌ Briefaktion bearbeiten nicht möglich
- ❌ Briefaktion löschen nicht möglich
- ❌ PDF-Vorschau erstellen nicht möglich
- ❌ Briefgestaltung bearbeiten nicht möglich
- ❌ PDF-Freigabe nicht möglich
Typischer Workflow
1. Briefaktion planen
Status: Offen → Entwurf
2.Teilnahmebedingungen bestätigen
Status: Entwurf → Verbindlich
3. Briefdaten erfassen
Status: Verbindlich → Bereit
4. PDF erstellen und freigeben
Status: Bereit → In Arbeit → Freigegeben
Wichtige Tipps
- Testen Sie früh: Im Entwurf-Status können Sie bereits PDF-Vorschauen erstellen und testen.
- Teilnahmebedingungen: Bestätigen Sie diese rechtzeitig, um die Briefaktion verbindlich zu machen.
- Anmeldefrist beachten: Nach Ablauf der Anmeldefrist ist keine Bearbeitung mehr möglich.
- PDF-Freigabe: Nur möglich nach Bestätigung der Teilnahmebedingungen.
- Support kontaktieren: Bei Problemen wenden Sie sich an den Support.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten zur Erstellung der Spendenbriefe werden verschlüsselt an unseren Dienstleister Carbone (Frankreich) übermittelt. Dort wird das PDF erzeugt und maximal 1 Stunde gespeichert. Unsere Druckerei Mediakom in Aschau im Chiemgau erhält die Adressdaten für den Versand. Alle Partner arbeiten auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die im Spendenbriefportal erfassten Daten (Adressen, Texte, Signaturen, Bilder) werden einmal jährlich – in der Regel zum Jahresende – gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Carbone werden PDFs nach dem Abruf sofort gelöscht, andernfalls nach 1 Stunde. IP-Adressen werden maximal 7 Tage gespeichert. Vorlagen (Templates) können bis zu 365 Tage gespeichert werden.
Wer hat Zugriff auf die Daten?
Zugriff haben ausschließlich die Kirchengemeinde, die das Spendenbriefportal nutzt, sowie unsere beauftragten Dienstleister Carbone (PDF-Erzeugung) und Mediakom (Druck & Versand). Diese Dienstleister sind vertraglich gebunden und dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Werden die Daten ins Ausland übertragen?
Die Verarbeitung erfolgt in der Regel in der EU (Frankreich, Deutschland). Einzelne Subdienstleister von Carbone (z. B. Google Analytics oder Supademo) haben ihren Sitz in den USA. Für diese Fälle bestehen EU-Standardvertragsklauseln als zusätzliche Schutzmaßnahme. Inhaltliche Gemeindedaten (Adressen, Spendentexte etc.) werden dabei nicht gespeichert.
Welche Rechte haben betroffene Personen?
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen (z. B. für Fotos oder Unterschriften) können jederzeit widerrufen werden. Bitte wenden Sie sich dazu an die verantwortliche Stelle bzw. den Datenschutzbeauftragten.